Dynamika změn v elektronizaci samosprávy je v posledních letech závislá na podpoře evropskými nebo národními granty. Jen málo digitalizačních projektů se děje bez evropských peněz. V roce 2022 se otevřou zcela nové výzvy Integrovaného regionálního programu a tím i stavidla fantazie, jak nejlépe tyto prostředky využít. Je jisté, že hlavní směry budou kybernetická bezpečnost, občanské portály, spisové služby. Je zajímavé, že tak trochu stranou stojí, leží klíčové procesy samosprávy, rozhodovací procedury obecních rad a zastupitelstev. Jedním slovem – Usnesení.
Rozhodování pěkně postaru
Úroveň elektronické podpory rozhodovacího procesu obcí je v České republice značně rozkolísaná. Jsou zde větší města, která si vystačí s tabulkou v Excelu a webovou stránkou s vetknutými dokumenty jako jsou zápis, či finální usnesení. Stejně tak nejdeme města, kde vedení města vyřízlo část procesu spojenou s hlasováním a tu elektronizovalo, ale na přípravu podkladů pro jednání nebo anonymizaci dokumentů už se nedostalo. V České republice neexistuje žádný standard, který by určoval, jaké prvky procesu stojí za to elektronizovat a které ne. Přitom pokud chceme kvalitní výstupy z rozhodování v obcích, je výsledek jednoduchý – elektronizujme celý proces. Vyplatí se to.
Dobrý příklad elektronizace je příprava a schvalování podkladů pro jednání. Zásadním bodem přípravy podkladů pro jednání je distribuce dokumentů k jednání. Obce tuto část procesu často řeší sdíleným adresářem nebo balíčkem dokumentů v emailu. Jsou radní nebo zastupitelé, kterým tento způsob vyhovuje. A jsou i tací, kteří email minou a sdílený adresář nenajdou. Hlavním cílem elektronizace usnesení je zvýšení kvality, což v tomto případě znamená nabídnout zastupitelům takovou cestu k podkladům, aby práce s nimi byla co možná nejjednodušší. Dokumenty jsou tak dostupné hned několika cestami (odkazem v emailu, nativně v interním portálu aplikace, ke stažení). To znamená, že se každý autentizovaný zastupitel dostane k dokumentům naprosto kdekoliv a způsobem, který mu vyhovuje.
Co změnil COVID
Během sílící jarní epidemie v roce 2021 mnoho obcí urychleně řešilo jak umožnit distanční jednání rady i zastupitelstva. Některé obce experimentovaly s kombinací pevného hlasovacího systému a aplikace SKYPE a rychlou změnou jednacích řadů, aby se ukázalo, že tato řešení mají své limity v autentizaci a prokazatelnosti vůle v jednání. Jediným správným řešením je aplikace, která vzdálené jednání nativně obsahuje, umožňuje autentifikaci uživatelů přes NIA a zachovává jednotné prostředí pro práci. Současně je v ní k dispozici modul elektronického podepisování a pečetění nebo tyto elektronické prostředky umí zprostředkovat. Prostřednictvím autentizace lze zaručit potřebnou důvěryhodnost celého procesu přípravy dokumentů i samotného jednání. Zajímavým bonusem elektronické autentizace je zásadní zrychlení průběhu jednání.
Transparentnost jako trend
Velkou změnou v elektronizaci samosprávy je orientace na občana jako na klienta. Tato změna v přístupu by se měla odrazit také v informačním servisu, který k občanům směřuje. Obyčejnou praxí zveřejňování výstupů rady a zastupitelstva je prostý výčet dokumentů na webových stránkách města. Na mnoha místech se toto zveřejnění omezuje ne jeden jediný dokument a tím je Zápis z jednání. Prostřednictvím běžných analytických nástrojů návštěvnosti lze zjistit, že stránky s dokumenty mají výjimečně nízkou návštěvnost. Proč se občané o rozhodovací proces nezajímají? Typicky proto, že kvalita podání informací na webových stránkách je nízká. Dobrou praxí je zveřejňovat dokumenty ve webovém, responzivním prostředí, které dovoluje parametrické i fultextové vyhledávání. Pokročilou dobrou praxí je umožnění notifikací občanům, kteří se zajímají o vybraná témata z finálních bodů usnesení. Občan, který si vybral oblast obecních realit tak bude pravidelně dostávat informace o prodeji či pronájmu fondu nemovitostí města. Tento prvek významně posiluje zájem občanů na městě a na práci politické reprezentace obce. V případě, že město provozuje portál občana, měly by být výstupy z jednání v portálové aplikaci, která zajistí snadnou správu prostředí i další rozvoj aplikace.
Zkušenosti z projektů
Nasazení aplikace podporující proces rozhodování je jedním z nejnáročnějších projektů elektronizace. Důležité je neměnit zažitou dobrou praxi a hledat optimalizaci v práci s dokumenty, umožnit hlubokou personalizaci řešení. S aplikací pracuje značná část pracovníků úřadu a klíčovou úlohu tak zastává školení a postupné osvojování si funkcionality aplikace. Na trhu je celá řada aplikací. Vzhledem k rozdílnosti přístupů na úřadech je důležité, aby systémy umožňovaly hlubokou personalizaci a konfiguraci systémů tak, aby klíčoví pracovníci byli s novým systémem spokojení.
