Litujete odeslání zprávy? Vždy se zamyslete, než kliknete na tlačítko „Odeslat“

„Zamyslete se nad tím, jak se liší poslání textové zprávy a milostného dopisu, který doručuje poštovní holub. To nemá smysl porovnávat.“

Bryan Callen

Zamyslete se, než kliknete na tlačítko „Odeslat“

Podnikatelský kouč Nigel Cumberland uvádí v knize 100 věcí, které dělají úspěšní lidé příklady ze své praxe koučování vedoucích pracovníků, z nichž mnoho se potýkalo s různými problémy při komunikaci pomocí elektronické pošty. Jeden si e-maily nikdy pořádně nepřečetl, druhý tvořil dlouhé a nejasné texty, které jeho podřízené mátly, a jiný psal pouze jednořádkové zprávy, které působily chladně a odtažitě.

Buďte více offline. Ve skutečném světě prožijete větší štěstí než ve virtuálním

Snadno zapomínáme, že teprve nedávno se lidská komunikace přesunula na web a do mobilních sítí. S touto zásadní změnou se stále ještě sžíváme. Než tedy kliknete na tlačítko „Odeslat“, znovu si přečtěte, co jste napsali, a vžijte se do kůže příjemce své zprávy. Možná najdete lepší způsob, jak svou myšlenku sdělit.

Zavolat nebo napsat?

Není nic jednoduššího a rychlejšího, než někomu napsat e-mail či jinou elektronickou zprávu. Můžete to udělat rychleji, než kdybyste vytáčeli telefonní číslo nebo adresáta vyhledali osobně. Snažte se však, abyste později formy ani stylu komunikace nelitovali.

Víte, jak fungoval internet 19. století? Tehdy se vedla nejrychlejší komunikace morseovkou

Přitom stačí, když věnujete trochu času a zamyslíte se nad těmito otázkami:

• Jaký je účel komunikace?
• Jakého cíle chcete dosáhnout (potřebujete například jen někomu sdělit fakta, čekáte jeho odpověď či chcete rozproudit podrobnou debatu)?
• Kdo konkrétně je cílovou osobou? Koho musíte při odesílání e-mailu dát do kopie nebo do slepé kopie?
• Vyžaduje komunikace osobnější aspekt – setkání tváří v tvář či telefonický rozhovor? Nebo je vhodné poslat ručně psaný dopis?
• A nejdůležitější ze všeho – nebudete odeslání e-mailu nebo SMS náhodou později litovat?

Bez smartphonu ani ránu. Internet ovládá generaci Z. Patříte do ní také?

Uložte si koncept

Někdy můžete napsat e-mail nebo SMS, který příjemce rozzlobí, rozladí či zklame. Pokud nechcete, abyste odeslání museli litovat, zvykněte si e-maily a SMS nejdříve napsat a uložit jako koncept. Poté telefon odložte nebo vstaňte od počítače. Ke zprávě se vraťte po několika hodinách, znovu si přečtěte, co jste navrhli, a rozhodněte se, zda je obsah i tón sdělení v pořádku. Zamyslete se nad tím, jak byste se cítili, kdybyste zprávu dostali sami.

Na tlačítko „Odeslat“ klikněte teprve poté, kdy jste se zprávou spokojeni.

Zdroj: Nigel Cumberland (100 Things Successful People Do, 2016)